3TSoft - Khai báo số dư đầu kỳ

04/05/2020 |  Lượt xem: 4124

Kính chào Quý khách hàng,

Bài viết này 3TSoft xin hướng dẫn khai báo dữ liệu đầu kỳ gồm:

  • Số dư đầu kỳ tài khoản
  • Tồn kho đầu kỳ kế toán
  • Tồn kho đầu kỳ thực tế
  • Số dư đầu kỳ công trình

Việc khai báo số dư đầu kỳ chỉ áp dụng khai báo 1 lần và là số dư đầu kỳ của năm tài chính đầu tiên nhập liệu trên phần mềm. 

1.KHAI BÁO "SỐ DƯ ĐẦU KỲ TÀI KHOẢN"

Khai báo số dư đầu kỳ năm tài chính N là căn cứ vào dữ liệu số dư cuối kỳ của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh năm N-1.

Bước 1: Vào Thống kê. Chọn Số dư đầu kỳ tài khoản.

Màn hình hiển thị như sau:

Bước 2: Khai báo chi tiết số dư từng tài khoản.

  • Nhấn mũi tên đỏ tại màn hình Số dư đầu kỳ tài khoản (Như hình minh họa phía trên). Hoặc sử dụng phím tắt chức năng tương đương F2.
  • Hiển thị màn hình. Nhấn tiếp dấu + màu xanh hoặc nhấn tiếp phím tắt F2.

  • Kết quả được màn hình nhập liệu chi tiết tài khoản như sau.

 

Với những yêu cầu quản lý thông thường chỉ cần lưu ý nhập liệu những tham số được bôi màu tại hình mình họa:

1 Ngày chứng từ Là ngày cuối cùng của kỳ kế toán trước đó. Ví dụ khai báo số dư đầu kỳ năm tài chính bắt đầu 01/01/N thì ngày chứng từ là: 31/12/N-1.
2 Tài khoản Mã tài khoản khai báo số dư. Nếu tài khoản có tiểu khoản thì chỉ cần nhập số dư chi tiết của từng tiểu khoản.
3 Số dư đầu tháng Là số dư cuối ngày n-1. Ngày n chính là ngày bắt đầu hạch toán. Tương ứng số dư Bên Nợ hoặc Bên Có.
4 Số dư đầu năm Là số dư cuối kỳ của kỳ kế toán năm trước. Thông thường là số dư cuối 31/12/N-1. Tương ứng số dư Bên Nợ hoặc Bên Có.
 
Ví dụ minh họa: Ngày bắt đầu hạch toán vào phần mềm 01/01/2020. Dữ liệu báo cáo năm 2019 có số dư như sau:
  • Với Tài khoản công nợ (Tài khoản mang tính chất phải thu - phải trả) với từng đối tượng công nợ sẽ là 1 lần F2 - Thêm mới khai báo và ngoài thông tin nêu phía trên cần nhập thêm "Đối tượng" - Mã đối tượng lấy từ từ Danh mục đối tượng tương ứng với giá trị công nợ chi tiết.
Ví dụ minh họa: Căn cứ lấy số dư công nợ trong báo cáo Tổng hợp công nợ (Phải thu - Phải trả) khách hàng.
  • Với Tài khoản có số dư ngoại tệ. "Mã tiền tệ" sẽ để là mã ngoại tệ phát sinh - "Tỷ giá" là tỷ giá đánh giá cuối kỳ. Nhập liệu đồng thời cả Số dư ngoại tệ và Số dư theo đồng tiền hạch toán.
  •  Các tham số còn lại có ý nghĩa như sau, khách hàng nhập liệu thêm nếu có mong muốn theo dõi thêm.
Bộ phận Là mã của bộ phận liên quan trực tiếp tới giá trị số dư đầu này. Bộ phận được chọn trong danh mục bộ phận.
Hợp đồng Là mã của hợp đồng liên quan trực tiếp tới phát sinh của giá trị số dư đầu này. Hợp đồng được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hạn thanh toán Nếu giá trị số dư là công nợ và có quản lý theo hạn thanh toán của từng chứng từ thì nhập giá trị hạn thanh toán của chứng từ phát sinh giá trị số dư này.
 
Bước 3: Nhấn biểu tượng Lưu - Phím tắt CTRL+ENTER. 
  • Lưu xong tài khoản này, tiếp tục nhấn F2 - Thêm mới số dư các tài khoản còn lại.
 
2. KHAI BÁO "TỒN KHO ĐẦU KỲ KẾ TOÁN"
Tồn kho đầu kỳ kế toán dùng để khai báo chi tiết thông tin về vật tư hàng hóa tồn kho đầu kỳ gồm chi tiết: Mã - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền - Kho hàng. Dữ liệu này dùng để theo dõi nhập - xuất - tồn trong phần hệ Kế toán vật tư hàng hóa.
Việc khai báo Tồn kho đầu kỳ kế toán đảm bảo mối quan hệ:
Tổng giá trị tồn kho vật tư hàng hóa = Tổng giá trị dư Nợ đầu kỳ các tài khoản theo dõi vật tư hàng hóa khai báo tại Số dư đầu kỳ tài khoản.
 
Bước 1: Vào Thống kê. Chọn Tồn kho đầu kỳ kế toán.
  • Thao tác tương tự như "Số dư đầu kỳ tài khoản"
Bước 2: Khai báo chi tiết tồn kho từng mã vật tư.
  • Nhấn F2 - Thêm mới hoặc dấu cộng màu xanh hiện bảng khai báo chi tiết.  

  •  Mô tả thông tin nhập liệu:

Mã kho

Là mã của kho có số tồn kho đầu kỳ kế toán

Vật tư, hàng hóa

Là mã của vật tư hàng hóa có tồn kho đầu kỳ kế toán.

Đơn vị tính

Là đơn vị đo lường của vật tư hàng hóa đang nhập tồn kho đầu kỳ. Được chương trình tự động lấy ra từ danh mục vật tư hàng hóa đã khai báo. Đối với trường hợp vật tư hàng hóa được khai báo có nhiều đơn vị tính thì người sử dụng có thể lựa chọn cho đúng loại đơn vị tính của lần nhập kho đang thực hiện.

 

Nhập số lượng tồn kho theo Đơn vị tính tại ô bên cạnh Đơn vị tính.

Số lượng

Cột số lượng này nhảy tự động bằng cách lấy số lượng theo đơn vị tính * Hệ số quy đổi khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa của Đơn vị quy đổi đầu tiên.

Đơn giá

Là đơn giá của vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ tương ứng với đơn vị tính đang lựa chọn.

Thành tiền

Là trị giá số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hoá đang nhập.

Ngày

Là ngày xác định giá trị tồn kho đầu kỳ trên phần mềm

 
Bước 3: Nhấn biểu tượng Lưu - Phím tắt CTRL+ENTER. 
  • Lưu xong mã vật tư này, tiếp tục nhấn F2 - Thêm mới số tồn kho các mã vật tư còn lại.
 

3. KHAI BÁO "TỒN KHO ĐẦU KỲ THỰC TẾ"

Tồn kho đầu kỳ thực tế là nơi khai báo chi tiết Số lượng vật tư hàng hóa tồn kho thực tế. Dữ liệu mục này phục vụ cho việc quản lý nhập - xuất - tồn vật tư hàng hóa thực tế thuộc phân hệ Quản lý kho. Chỉ quản lý về mặt số lượng mà không quản lý giá trị thành tiền.

Nếu người nhập liệu không quản lý riêng biệt số lượng hàng tồn kho theo kế toán và thực tế thì không cần khai báo nội dung Tồn kho đầu kỳ thực tế.

  • Thao tác thực hiện tương tự như Tồn kho đầu kỳ kế toán.

 

 
4. KHAI BÁO "SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÔNG TRÌNH"

Áp dụng khai báo Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình từ kỳ kế toán trước hoặc số dư công nợ của công trình.

Bước 1: Vào Thống kê. Chọn Số dư đầu kỳ công trình.

Bước 2: Nhấn dấu + màu xanh hoặc phím tắt F2 hiện bảng khai báo chi tiết.

  • Cách thức khai báo chi tiết như sau:

Công trình

Là mã của công trình có số dư. Mã này lấy từ Danh mục sản phẩm công trình.

Tài khoản

Là tài khoản có số dư công trình cần khai báo. Thường là tài khoản tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154. Hoặc tài khoản công nợ 131/331.

Nợ/Có

Số dư bên Nợ hay bên Có của tài khoản khai báo.

Tài khoản đối ứng

Là tài khoản đối ứng khi phát sinh giá trị số dư công trình. Trong giá trị chi phí dở dang cuối kỳ thì tương ứng là loại chi phí nào như Nguyên vật liệu trực tiếp - 621, hay Nhân công trực tiếp - 622,...Có thể nhập hoặc không.

Đối tượng

Nếu tài khoản khai báo số dư công trình là tài khoản công nợ thì nhập mã đối tượng công nợ đó.

Loại số dư

L: Số dư là lượng
T: Số dư là tiền

Vật tư

Nếu “Loại số dư” là “L - Lượng” thì có thể nhập chi tiết số dư công trình theo từng loại vật tư, hàng hoá dùng cho công trình

Số lượng

Nếu theo dõi chi tiết số dư đầu kỳ công trình theo vật tư, hàng hoá thì có thể nhập số lượng của vật tư, hàng hoá đó.

Đơn giá

Là đơn giá của vật tư, hàng hoá tương ứng với giá trị số dư công trình bằng đồng tiền hạch toán.

Thành tiền

Là giá trị số dư công trình theo tài khoản, đối tượng, vật tư hàng hoá bằng đồng tiền hạch toán.

Đơn giá nguyên tệ

Là đơn giá của vật tư, hàng hoá tương ứng với giá trị số dư công trình bằng đồng tiền thực tế.

Thành tiền nguyên tệ

Là giá trị số dư công trình theo tài khoản, đối tượng, vật tư hàng hoá bằng đồng tiền thực tế.