Trước kết chúng ta sẽ rà soát tổng quan tại báo cáo Bảng cân đối số phát sinh như sau:
A. Những tài khoản có số dư nợ hoặc dư có, được phản ảnh trên bảng cân đối kế toán
1. TK 111: Tiền mặt
Tài khoản này không có số dư âm (dư bên có), bạn cần kiểm tra số dư cuối kỳ và kiểm tra cả phát sinh trong năm để đảm bảo không có khi nào quỹ bị âm.
2. TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản không có số dư âm (dư bên có). Nếu có, bạn cần đối chiếu lại với sao kê của ngân hàng để tìm ra sai sót.
Bạn kiểm xem doanh nghiệp có bao nhiêu tài khoản ngân hàng, lấy toàn bộ sao kê và sổ phụ, số dư trên tài khoản này, phải bằng số dư cuối năm của tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản. Bạn cũng cần đối chiếu từng tháng, xem có tháng nào sai lệch số dư không.
3. TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Tài khoản này không dư có và phải kết chuyển hàng tháng, quý hoặc năm. Bạn cần đối chiếu với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT và sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:
- Nếu bạn kê khai thuế đầu vào đúng theo tháng phát sinh, thì số thuế chuyển kỳ sau ở chỉ tiêu 43 và dư nợ TK 133 bằng nhau.
- Nếu bạn kê khai thuế đầu vào không đúng theo tháng phát sinh thì số thuế trên chỉ tiêu 43 bao giờ cũng nhỏ hơn số dư nợ TK 133.
4. TK 131: Công nợ phải thu
Tài khoản này sẽ có cả dư nợ và dư có. Bạn cần đối chiếu số dư này với sổ chi tiết công nợ phải thu.
5. TK 141: Tạm ứng
Tài khoản này thường không dư có. Nếu có dư có thì phải xem hạch toán có gì chưa đúng.
6. TK 242 : Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn
Với TK 242 thì không dư có:
- Kiểm tra xem TSCĐ đã được tính khấu hao chưa, các khoản chi phí đã được phân bổ chưa? Chi phí nào hợp lý và chi phí nào không hợp lý.
- Kiểm tra xem có lập bảng phân bổ hàng tháng hay không.
- Số tiền phân bổ trên sổ sách có khớp với trên bảng phân bổ hay không? Khớp số dư cuối kỳ TK 242 trên Bảng cân đối số phát sinh với giá trị còn lại cần phân bổ của bảng phân bổ 242.
+) Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 242 = Giá trị còn lại trên báo cáo tổng hợp công cụ, chi phí (Loại ra các công cụ, chi phí có ngày tăng là ngày đầu kỳ)
+) Phát sinh có của tài khoản 242 = Số khấu hao năm trên báo cáo tổng hợp = Khấu hao trong kỳ trên bảng tính khấu hao và bảng chi tiết phân bổ khấu hao
+) Phát sinh Nợ của tài khoản 242 = Nguyên giá tăng trong kỳ trên báo cáo tổng hợp công cụ, chi phí
+) Số dư nợ của tài khoản 242 = Giá trị còn lại trên báo cáo tổng hợp "
- Kiểm tra xem số năm phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng theo quy định về phân bổ giá trị công cụ dụng cụ, hay phân bổ thời gian dài hơn so với quy định.
- Đối với tài sản công cụ dụng cụ có thông qua tài khoản 153 trung gian hay không? Hay đưa thẳng vào tài khoản 242.
Lưu ý: Với công cụ dụng cụ nhập kho thì cuối kỳ tài khoản 153 vẫn có số dư bình thường giống với hàng tồn kho 152, 156, 155.
7. TK hàng tồn kho: Từ TK 151 tới TK 158
Tài khoản này không dư có. Bạn cần đối chiếu từng TK loại này với bảng kê xuất nhập tồn của từng tài khoản
Lưu ý :
- Không để kho âm. Nếu kho âm cần kiểm tra :
+ Hàng bán đã có đầu vào nhập kho chưa
+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không
+ Hạch toán xuất nhập có chỗ nào sai sót không
- Kết chuyển giá vốn theo tháng hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán
- Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán
- Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để số dư ở TK 153
- Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các kh phân bổ và chi phí dở dang
8. TK 211: Tài sản cố định, TK 214: Khấu hao TSCĐ
Tài khoản 211 không dư có, TK 214 không dư nợ.
Bạn cần đối chiếu cả TK 211 và 214 trên BCĐSPS với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ:
Tài khoản 214:
- Số dư có đầu kỳ: là khấu hao lũy kế trên báo cáo tổng hợp tài sản (ngày lập là ngày đầu kỳ) = Khấu hao đầu ký trên bảng tính khấu hao, bảng chi tiết phân bổ khấu hao
- Phát sinh có: Khấu hao trong kỳ trên bảng chi tiết phân bổ khấu hao, bảng tính khấu hao
- Phát sinh nợ là số khấu hao của tài sản ghi giảm trong kỳ (Xem trên báo cáo tăng, giảm tài sản)
- Dư có của tài khoản 214: Là số khấu hao cuối kỳ trên bảng chi tiết phân bổ khấu hao, hoặc bảng tính khấu hao hoặc khấu hao lũy kế trên báo cáo tổng hợp tài sản (Ngày lập là ngày cuối kỳ) "
Tài khoản 211:
- Số dư nợ đầu kỳ của tài khoản 211 = Nguyên giá đầu kỳ trên bảng tính khấu hao = Nguyên giá trên báo cáo tổng hợp tài sản (Trừ đi tải sản tăng vào ngày đầu kỳ)
- Phát sinh Nợ của tài khoản 211 = Nguyên giá của tài sản tăng trong kỳ
- Phát sinh có của tài khoản 211 = Nguyên giá của tài sản giảm trong kỳ trên báo cáo tăng giảm tài sản
- Dư nợ của tài khoản 211 = Nguyên giá trên báo cáo tổng hợp tài sản hoặc nguyên giá cuối kỳ trên bảng chi tiết phân bổ khâu hao hoặc báng tính khấu hao (Ngày đầu tiên của kỳ tiếp theo) "
9. TK 333: Thuế và các khỏan nộp Nhà nước
Tài khoản này phải mở chi tiết cho từng loại thuế. Tài khoản này có thuể có cả dư nợ và dư có. Bạn cần kiểm tra các loại thuế sau:
- Thuế môn bài đã kết chuyển chưa
- Thuế GTGT nếu dư có, sẽ có trường hợp xảy ra như sau:
+ Thuế GTGT của tháng 12 phải nộp. Trường hợp này, bên có của TK 3331 bằng với chỉ tiêu 40 trên tờ khai 01/GTGT
+ Thuế GTGT của những kỳ trước tháng 12 chưa nộp. bên có của TK 3331 bằng với số thuế doanh nghiệp còn nộp thiếu
- Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có dư nợ TK 3334
- Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì dư có TK 3334
- Kiểm tra số phát sinh có của TK 3334 trong kỳ có đúng với chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, mẫu 03/TNDN
- Thuế TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên tờ khai Quyết tóan thuế TNCN không
10. TK 341 : Vay ngắn hạn và dài hạn
Tài khoản này không có dư nợ. Bạn nên kiểm tra cả số phát sinh và số dư cuối kỳ xem:
- Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.
- Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ
11. Tiền lương và các khỏan tính theo lương
Tài khoản này không dư nợ, chỉ dư có khi doanh nghiệp trích lương dự phòng (mức trích dự phòng không quá 17% của lương thực hiện trong năm). Nếu quỹ lương âm, cần kiểm tra:
- Đã trích đủ lương chưa
- Có chi nhầm không
- Đã hạch toán các khoản phụ cấp cho người lao động như: ăn trưa, trang phục … chưa
- Đã trích đủ BHXH cho người lao động chưa (cả trích từ lương, và từ chi phí)
- Đã nộp đủ các khoản bảo hiểm cho người lao động chưa
12. Vốn chủ : TK 411.
Tài khoản này luôn dư có.
13. Lợi chuận chưa phân phối: TK 421
TK này có thể dư nợ hoặc dư có.
Lưu ý: Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế TNDN trên BCKQ HĐ KD có thể không bằng lợi nhuận chưa phân phối trên BCĐKT.
LN trên BCDKT và BCKQKD khác nhau là vấn đề thường xuyên xảy ra vì trên BCDKT chỉ tiêu LNST cộng cả lũy kế của năm trước( số dư đầu kỳ); và lợi nhuân đã chia trong kỳ(Nếu năm trước công ty lãi).
Với BCKQKD chỉ tiêu LNST là tính trong 01 năm làm báo cáo.
B. Những tài khoản không có số dư và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh
1 . TK 511: Doanh thu cung ứng hàng hóa và dịch vụ
TK 711: Thu nhập khác
Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra nhanh trong số phát sinh
- Xem lại các khoản doanh thu đã hạch toán đủ chưa. Phát sinh có của TK 511, 711 phải bằng với các chỉ tiêu: Hàng hóa dịch vụ bán ra trên tờ khai 01/GTGT của 12 tháng
- Còn những khoản thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên tờ khai 01/GTGT đã hạch toán đủ chưa
- Thuế GTGT trực tiếp, thuế XK hạch toán vào bên Nợ TK 511
- Những khoản giảm trừ doanh thu đã hạch toán đủ chưa
Lưu ý: Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên BC KQKD có thể không bằng Phát sinh TK 511 trên BCĐSPS
Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có các TK 511,521, đối ứng phát sinh Nợ TK 111,112,113,131... của các tháng trong kỳ báo cáo tổng hợp để ghi
Nguyên nhân:
Trong kì có phát sinh Nợ TK 511, 521 là các khoản giảm doanh thu như “Chiết khấu thương mại, Giả giá hàng bán, Hàng bán bị trả lại”. Nhưng đơn vị không hạch toán vào TK chiết khấu.
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng phát sinh Doanh thu Có TK 511 là 2tr, trong kỳ phát sinh khoản giảm Doanh thu Nợ TK 511 là 1tr, khi đó trên Bảng cân đối TK Phát sinh Nợ, Có TK 511 là 2tr, Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên BCKQKD là 1tr.
==> Kiểm tra lại các khoản doanh thu phát sinh trong kì.
Và cũng có thể có trường hợp trên chứng từ kết chuyển lãi lỗ có bút toán ghi Nợ TK911/ Có TK 511 do trong kỳ số tiền phát sinh khoản giảm trừ doanh thu (hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại...) lớn hơn số doanh thu phát sinh trong kỳ.
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng phát sinh doanh thu Có TK 511 là 1tr, phát sinh Hàng bán trả lại của tháng trước Nợ TK 521: 2tr, khi kết chuyển lãi lỗ hạch toán Nợ TK 511/ Có TK 521: 2tr, Nợ TK 911/ Có TK 511: 1tr. Khi đó trên BCĐTK Phát sinh Nợ, Có TK 511 là 2tr, Báo cáo KQKD chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1tr, Giảm trừ doanh thu là 2tr.
==> Kiểm tra chứng từ kết chuyển của tháng nào, để xem lại số tiền chiết khấu, hàng bán trả lại của tháng đó (hạch toán Nợ 511,521)
2 . TK 632: Giá vốn hàng bán
Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra ở số phát sinh để thấy được những cái bất cập
- Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa
- Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính giá thành và kết chuyển giá vốn chưa
- Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa. Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa
- Những khoản giá vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như: Chứng từ không hợp lệ, không thanh toán qua ngân hàng…
Lưu ý : Chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên BC KQKD không bằng Phát sinh Nợ 632 trên Bảng cân đối TK
Chỉ tiêu Giá vốn hàng bán: Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 632 đối với với phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ
Trong kỳ có phát sinh Có TK 632 (trừ bút toán Nợ TK 911/Có TK 632) như hàng bán trả lạị, điều chỉnh giảm giá vốn...
==> Kiểm tra xem có chứng từ phát sinh Có TK 632 mà TK Nợ khác TK 911
3. TK 641: Chi phí bán hàng, TK 642, Chi phí quản lý
Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
- Hạch toán vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng
Những khoản chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như:
+ Những chi phí vượt mức khống chế 15% của thuế TNDN
+ Những hóa đơn trên 20 triệu không thanh toán qua ngân hàng
+ Chứng từ không hợp lệ
Lưu ý: Chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chị phí quản lý doanh nghiệp trên BC KQKD không bằng Phát sinh của TK 641,642 trên BCĐTK
Chỉ tiêu Chi phí bán hàng: Căn cứ vào lũy kế phát sinh Có TK 641 đối ứng Phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo
Chỉ tiêu Chi phí Quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào lũy kế phát sinh Có TK 642 đối ứng với phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo
Nguyên nhân:
Trong kỳ có phát sinh giảm chi phí hạch toán Có TK 641, 642. Khi đó trên BCKQKD chỉ lên số còn lại sau đã trừ khoản giảm chi phí.
==> Kiểm tra các phát sinh liên quan đến TK 641 và 642 và kiểm tra có chứng từ hạch toán TK Nợ 641,642 mà khác TK 911.
4. TK 811: Chi phí khác
Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
- Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không
- Những chi phí nào hạch toán vào TK này cần loại trước khi xác định thuế TNDN
5 .TK 821 : Thuế TNDN hiện hành
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Số phát sinh bên nợ của TK này sẽ bằng số thuế phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế TNDN ( Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN)
6. TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản này không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những tài khoản trên, thì tài khoản 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK này có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.
Doanh nghiệp có vấn đề về BCTC thì cần phải xử lý ngay để tránh bị phạt.
Chúc các bạn thành công!
