Dịch vụ kế toán hẳn không còn gì xa lạ đối với các Doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán? Và khi sử dụng dịch vụ kế toán thì cần lưu ý những vấn đề gì?
Sẽ là hai câu hỏi được giải đáp trong bài viết này.
Thứ nhất vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán?
1. Tiết kiệm chi phí
Để đầu tư một bộ máy kế toán hoạt động đúng chức năng và nhiệm vụ, Doanh nghiệp vừa và nhỏ phải cần ít nhất 2 nhân sự, trong đó 1 nhân sự phụ trách quản lý công tác kế toán nội bộ, 1 kế toán tổng hợp phụ trách xử lý báo cáo, hoàn thành nghĩa vụ Thuế hàng tháng, quý, năm, tư vấn tài chính. Để tuyển dụng được nhân sự kế toán tổng hợp – thuế có chất lượng trung bình Doanh nghiệp sẽ phải chi ít nhất từ 12-15 triệu đồng/tháng/nhân viên và có thể lớn hơn. Tổng chi phí dao động it nhất phải từ 20 triệu đồng/tháng, chưa tính đến các chi phí bảo hiểm, chính sách tăng lương, thưởng, hỗ trợ ngoài. Ngoài ra doanh nghiệp phải thêm các khoản chi phí tuyển dụng, công việc này còn mất khá nhiều thời gian, công sức và chưa chắc đã thành công.
Nhưng nếu sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp chỉ cần duy trì 1-2 nhân viên kế toán nội bộ, đối tượng này dễ tuyển dụng, có thể tận dụng kế toán mới ra trường mức lương cơ bản 6-7 triệu đồng/tháng/người. Còn công việc hoàn thiện báo cáo tổng hợp, báo cáo Thuế sẽ do đơn vị dịch vụ kế toán phụ trách với mức chi phí chỉ dao động khoảng 3-5 triệu đồng/tháng, công ty chưa nhiều phát sinh có thể chỉ dao động 1-2 triệu đồng/tháng.
2. Tính chính xác và chuyên môn cao
Các đơn vị dịch vụ kế toán muốn hoạt động phải đảm bảo các điều kiện về chứng chỉ hành nghề kế toán – kiểm toán, chứng chỉ đại lý thuế. Các nhân sự đồng đều về mặt chuyên môn, được đào tạo bài bản.
Việc được tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp ở nhiều loại hình, quy mô giúp cho kế toán dịch vụ có nhiều kinh nghiệm xử lý nhanh chóng các tình huống về Thuế một cách chính xác với độ an toàn cao cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó nếu có vấn đề phức tạp phát sinh sẽ có sự hỗ trợ, tham khảo ý kiến từ các nhân sự có cùng chuyên môn hay quản lý cấp cao hơn.
Không những vậy đơn vị kế toán dịch vụ luôn là đơn vị đầu tiên nắm bắt được các thay đổi của chính sách, chế độ kế toán – thuế, tư vấn, ứng dụng kịp thời, chuẩn xác cho doanh nghiệp.
3. Tính ổn định cao
Khi đăng ký sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ làm việc bằng văn bản quy định rõ ràng công việc, trách nhiệm của các bên liên quan và thời gian cung cấp dịch vụ cụ thể.
Đối với doanh nghiệp, vấn đề nhân sự nghỉ việc đột xuất hoàn toàn có thể xảy ra, doanh nghiệp hầu như không có phương án thay thế ngay, dẫn đến rủi ro công việc bị ảnh hưởng và đình trệ cao. Doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều công sức và thời gian tuyển dụng lại từ đầu. Còn khi sử dụng dịch vụ kế toán, đơn vị dịch vụ sẽ luôn có phương án nhân sự thay thế đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.
Đây chính là 3 yếu tố nổi bật để doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ kế toán thay vì tự tổ chức bộ máy kế toán riêng.
Vậy sau khi đã quyết định lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì?
1. Lựa chọn đơn vị dịch vụ kế toán uy tín
Doanh nghiệp nên cân đối hài hòa giữa chi phí sử dụng dịch vụ và chất lượng dịch vụ được cung cấp. Không nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chỉ vì có chi phí rẻ, nhiều ưu đãi mà chưa có thông tin kiểm chứng chất lượng cung cấp dịch vụ. Để tham khảo được thông tin về chất lượng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể tham khảo từ các đối tác, từ các diễn đàn kế toán, google hay người quen làm kế toán/ dịch vụ kế toán.
Nên tìm 2-3 đơn vị cung cấp dịch vụ, so sánh chính sách giá – quyền lợi để quyết định lựa chọn phù hợp.
2. Thỏa thuận rõ ràng nội dung công việc và trách nhiệm liên quan trên giấy tờ và hợp đồng
Doanh nghiệp cần rõ ràng các nội dung công việc bàn giao cho kế toán dịch vụ thực hiện là gì? Trách nhiệm mà đơn vị kế toán dịch vụ phải chịu nếu thực hiện không đúng như thỏa thuận hay thực hiện sai sót dẫn đến doanh nghiệp bị phạt từ cơ quan quản lý.
Mọi công tác bàn giao giấy tờ, chứng từ cho bên dịch vụ phải có văn bản bàn giao kèm theo.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên chú ý tới các điều khoản sau khi kết thúc dịch vụ như phương án bàn giao lại dữ liệu báo cáo đầy đủ hay hỗ trợ giải trình khi có vướng mắc.
3. Nên nắm quyền quản lý dữ liệu kế toán.
Doanh nghiệp dù sử dụng dịch vụ kế toán nhưng vẫn có thể nắm quyền quản lý dữ liệu kế toán đó thông qua việc cung cấp công cụ phần mềm kế toán cho kế toán dịch vụ sử dụng.
Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được 3 mục đích:
Thứ nhất, tận dụng tối đa tài nguyên và nguồn lực của doanh nghiệp. Kế toán nội bộ của doanh nghiệp cũng cần phần mềm kế toán để thực hiện công việc một cách nhanh chóng – chính xác và thuận lợi. Công việc nhập liệu chứng từ đầu vào là công việc đơn giản mà kế toán nội bộ có thể thực hiện tốt, sau đó để kế toán dịch vụ kiểm tra đối chiếu và hoàn thiện báo cáo tổng hợp – thuế. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian sử dụng dịch vụ - tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Kế toán nội bộ cũng có thể học hỏi được kinh nghiệm xử lý từ kế toán dịch vụ.
Thứ hai, doanh nghiệp luôn kiểm soát được thông tin kế toán một cách nhanh chóng và liên tục. Vì là phần mềm do doanh nghiệp cung cấp nên doanh nghiệp có quyền truy cập hàng ngày để xem xét số liệu kế toán cần thiết, đối chiếu dữ liệu nội bộ và báo cáo thuế để xác minh độ tin cậy và tiến độ thực hiện công việc.
Thứ ba, doanh nghiệp được chủ động quản lý dữ liệu kế toán của công ty mình. Khi các đơn vị dịch vụ kế toán hoàn thành trách nhiệm, ngoài nhận bàn giao in ấn sổ sách, doanh nghiệp vẫn chủ động nắm giữ được dữ liệu trên phần mềm. Việc này giúp cho Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lại thông tin kế toán khi cần và triển khai bộ phận kế toán riêng khi đủ điều kiện.
Doanh nghiệp nên tham khảo Phần mềm kế toán online 3TCloud là một công cụ hoàn hảo giúp doanh nghiệp thực hiện phương án trên. Phần mềm không cần cài đặt, truy cập mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị (máy tính, macbook, ipad, máy tính bảng) không hề gây khó khăn cho kế toán dịch vụ khi sử dụng. Phần mềm còn có thể tổ chức song song dữ liệu quản trị và thuế, như vậy tuy là thuê dịch vụ kế toán nhưng không khác gì việc doanh nghiệp có kế toán tổng hợp – thuế của riêng mình. Đặc biệt phần mềm còn có chức năng tích hợp xuất hóa đơn điện tử đầu ra và tự động nhận – hỗ trợ hạch toán hóa đơn điện tử đầu vào từ email, 2 tiện ích này là chìa khóa giúp cho hiệu quả nhập liệu nhanh hơn rất nhiều, kế toán dịch vụ vừa tiết kiệm được thời gian xử lý chứng từ, từ đó Doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả sử dụng dịch vụ tối đa.
Tham khảo ngay tại link: Phần mềm kế toán online 3TCloud
Hy vọng bài viết này đã cung cấp thêm một số góc nhìn giúp cho doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn dịch vụ kế toán một cách phù hợp và hiệu quả nhất.
