Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline không có bộ phận công nghệ thông tin riêng thì kế toán phụ trách cần chú ý những nội dung sau đây để đảm bảo dữ liệu kế toán luôn được an toàn.
Đầu tiên, kế toán cần hiểu được dữ liệu nào là quan trọng cần được bảo vệ
Có 2 khái niệm được nhắc đến đó là file gốc dữ liệu và file sao lưu dữ liệu.
- File gốc dữ liệu sẽ lưu trữ dữ liệu tới thao tác cuối cùng của người dùng phần mềm.
- File sao lưu dữ liệu chỉ lưu trữ dữ liệu tới thời điểm thực hiện việc sao lưu, còn các thao tác nhập liệu sau khi thực hiện sao lưu sẽ không tồn tại trong file sao lưu đó.
Bắt buộc phải có file gốc dữ liệu hoặc file sao lưu dữ liệu đúng thời điểm thì mới có thể khôi phục lại được dữ liệu cũ đã nhập.
Ở mỗi phần mềm cấu trúc của file gốc và file sao lưu có thể khác nhau vì vậy kế toán có thể liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để nắm được đặc điểm phân biệt, lựa chọn lưu trữ file chính xác.
Sau khi xác định được dữ liệu cần đảm bảo an toàn thì công việc cần thực hiện như sau:
- File gốc dữ liệu nên đặt ở một thư mục riêng, đặt tên rõ ràng, hạn chế việc can thiệp vào thư mục đó tránh việc nhầm lẫn sửa xóa gây hỏng file.
- Định kỳ thực hiện sao lưu dữ liệu sau đó thực hiện nén file sao lưu và lưu trữ ở nơi an toàn khác ngoài máy tính như USB, drive, email, … Không nên lạm dụng sao lưu dữ liệu mà chỉ nên lưu trữ những file sao lưu tại mốc thời gian đặc biệt như kết thúc năm tài chính, quyết toán thuế và thêm 2-3 file sao lưu gần nhất tại thời điểm hiện tại, tránh việc có quá nhiều file sao lưu gây tốn tài nguyên – dung lượng ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của máy tính và các chương trình phần mềm hoạt động trên máy tính, trong đó có phần mềm kế toán.
- Sử dụng các chương trình bảo vệ máy tính như phần mềm diệt virus. Nên sử dụng các sản phẩm có uy tín, đăng ký bản quyền sử dụng để đạt được hiểu quản bảo vệ cao nhất.
- Cài đặt mật khẩu cho máy tính để kiểm soát người có thể truy cập vào máy tính đặt dữ liệu. Kế toán quản lý dữ liệu có thể đã biết chủ động tránh những thao tác can thiệp vào dữ liệu nhưng nếu có người khác cùng sử dụng máy tính đó thì rất khó kiểm soát thao tác gây rủi ro cho dữ liệu vì vậy việc đặt mật khẩu sử dụng máy tính là điều rất cần thiết.
- Định kỳ nên liên hệ với dịch vụ IT kiểm tra hoạt động máy tính xem có bất thường gì hay không hoặc trong quá trình sử dụng nếu máy tính gặp các tình trạng bất thường như đang làm việc bị thoát chương trình, máy bị tắt đột ngột/ khởi động lại hoặc các sự kiện bất thường khác thì phải liên hệ với nhân viên IT kiểm tra máy tính ngay tránh trường hợp máy tính bị hỏng dẫn đến tình trạng lỗi hỏng cả file dữ liệu kế toán không thể khôi phục.
- Tránh truy cập vào những website không an toàn, đặc biệt là các website mang tính chất giải trí tại máy tính làm việc. Không kích chuột vào những đường link hay tải file không rõ nguồn gốc.
Vì đa số kế toán không có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin cũng như mọi thao tác đều mang tính chất chủ quan từ phía người sử dụng nên rủi ro mất hỏng dữ liệu luôn luôn hiện hữu khi Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline.
Để đảm bảo an toàn cao nhất cho dữ liệu kế toán Doanh nghiệp nên nghiên cứu phương án chuyển đổi hay khi quyết định sử dụng phần mềm kế toán thì nên lựa chọn phần mềm kế toán online.
Phần mềm kế toán online hoàn toàn không cần cài đặt trên máy tính. Dữ liệu phần mềm được nhà cung cấp lưu trữ tại hệ thống máy chủ chuyên biệt, đầy đủ phần mềm bảo vệ, có đội ngũ nhân viên công nghệ thông tin chuyên nghiệp. Nhà cung cấp phần mềm luôn có các biện pháp dự phòng và xử lý nếu có sự cố xảy ra. Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày được thiết lập một cách tự động, không bị can thiệp bởi yếu tố con người vì vậy không có sai sót hay quên thực hiện. Dữ liệu sao lưu được lưu trữ song song ở nhiều hệ thống máy chủ dự phòng.
Hiện nay, Phần mềm kế toán 3TCloud đang là sản phẩm phần mềm được tin dùng trên thi trường đảm bảo tính an toàn, hiểu quả cao cho doanh nghiệp. Phần mềm đang áp dụng các chương trình ưu đãi đặc biệt cho khách hàng đăng ký sử dụng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
