Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

Phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ 1 người dùng đến doanh nghiệp vừa và lớn nhiều người dùng, nhiều chi nhánh, nhiều cơ sở.

Không bị giới hạn thời gian sử dụng, địa điểm sử dụng, thiết bị, máy tính.

Có thể là lựa chọn cho:

Doanh nghiệp nhỏ: 1-3 người dùng cố định làm việc tại cùng 1 địa điểm.

Doanh nghiệp lớn: có bộ phận công nghệ thông tin chuyên biệt tổ chức phòng máy, lưu trữ dữ liệu riêng.

Đăng ký sử dụng rất đơn giản như tạo 1 tài khoản gmail, facebook, …

Đa số có thể sử dụng ở nhiều thiết bị: máy tính, ipad, điện thoại, máy tính bảng, …

Không hề bị gián đoạn sử dụng khi chuyển thiết bị, từ dùng thử lên chính thức.

Luôn được update các phiên bản mới nhất mà không cần phải chờ đợi thực hiện riêng lẻ từng người dùng hay thiết bị.

Đa số chỉ có thể triển khai cài đặt trên máy tính.

Mỗi máy tính muốn đăng ký sử dụng là 1 lần cài đặt. Chuyển dữ liệu từ máy tính này sang máy tính khác cần mất thời gian thực hiện các thao tác sao lưu – copy chuyển file – cài đặt – phục hồi.

Tùy từng phần mềm có thể thời gian cài đặt nhanh chậm khác nhau tuy nhiên còn phụ thuộc khá nhiều vào sự tương thích cấu hình của máy tính, hoàn toàn có thể gặp sự cố không thể cài đặt trên máy tính nào đó.

Hoạt động nâng cấp update phải thực hiện lần lượt từng máy mà không thể thực hiện đồng loạt như phần mềm online.

Độ an toàn cao hơn vì:

Được lưu trữ trên những thiết bị chuyên biệt chỉ phục vụ quá trình hoạt động của riêng phần mềm kế toán.

Được phụ trách bởi đội ngũ có chuyên môn.

Được đặt chức năng tự động định kỳ sao lưu.

Luôn có phương án dự phòng nếu sự cố xảy ra.

Độ an toàn thấp hơn vì:

Đa số doanh nghiệp không có nhân sự công nghệ thông tin phụ trách chuyên môn.

Máy tính cài đặt rất nhiều chương trình khác nhau, truy cập website, ứng dụng không được kiểm soát tính an toàn vì vậy rất dễ bị tấn công bởi virus hay mã độc.

Người dùng phải chủ động hạn chế rủi ro bằng việc ghi nhớ sao lưu hay cài thêm chương trình bảo vệ máy tính.

Tính bảo mật của dữ liệu luôn được đảm bảo:

Không phải nhân viên nào thuộc đơn vị cung cấp cũng có thể can thiệp vào dữ liệu của khách hàng mà chỉ có vị trí quản lý quan trọng.

Đơn vị cung cấp không thể đánh đổi uy tín, sự phát triển lâu dài của cả công ty vì lợi nhuận nhỏ từ việc khai thác thông tin dữ liệu của khách hàng.

Có tính pháp lý, quy định trách nhiệm rõ ràng trong hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Ngoại trừ những doanh nghiệp lớn tự tổ chức phòng máy và bộ phận chuyên biệt để quản lý dữ liệu thì thông thường trong doanh nghiệp, kế toán là người nắm giữ dữ liệu kế toán.

Việc lưu trữ dữ liệu của cả doanh nghiệp trên một máy tính cá nhân chứa rất nhiều rủi ro. Ngoài việc không kiểm soát được người truy cập, còn có khả năng mất mát, hỏng hóc thiết bị.

Chi phí phần mềm online thường duy trì định kỳ theo năm sử dụng, ngoài ra còn một số điều kiện như số lượng người dùng, mức dung lượng hoặc số lượng chứng từ.

Chi phí chi trả trung bình thường cao hơn phần mềm offline tuy nhiên xét về hiệu quả mang lại là rất lớn. Doanh nghiệp không để thời gian chết khi chờ đợi cài đặt, sao lưu – phục hồi dữ liệu. Hoàn toàn chủ động sử dụng mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị, luôn nắm bắt kịp thời thông tin quan trọng về tình hình hoạt động của Doanh nghiệp.

Chi phí thường trả 1 lần và sử dụng mãi mãi.

Tuy nhiên khi sử dụng offline ngoài chi phí phần mềm, Doanh nghiệp còn cần quan tâm đến chi phí phải đầu tư máy móc trang thiết bị đảm bảo hoạt động tốt; các chương trình diệt virus, bảo vệ máy tính.

Đánh đổi thời gian, công sức và chi phí nếu các sự cố mất hỏng dữ liệu xảy ra.