Trên thực tế, khi mua vật tư, hàng hóa về nhập kho có rất nhiều trường hợp số hàng thực tế nhập kho sai khác (Ít hoặc nhiều hơn) so với hóa đơn bán hàng, hoặc cuối kỳ kiểm kê vật tư, hàng hóa trong kho có sự sai khác với sổ sách kế toán, bài viết này sẽ hướng dẫn khách hàng cách xử lý đối với các nghiệp vụ này.
1. Cách hạch toán hàng Thiếu chờ xử lý:
a) Xử lý khi phát sinh:
- Nếu là hàng hóa thiếu so với hóa đơn Tức là lúc doanh nghiệp nhập hàng về bị thiếu so với hóa đơn thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận, xác nhận thừa/ Thiếu:
Nợ TK 152, 153, 155, 156: Số hàng thực tế nhập kho x Đơn giá mua
Nợ TK 1381: Số hàng hóa bị thiếu * Đơn giá mua
Nợ TK 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ (theo hóa đơn)
Có TK 111, 112, 331...
- Nếu là thiếu khi kiểm kê lại kho:
Nợ TK 1381: Số hàng bị thiếu
Có TK 152, 153, 155, 156...: Số hàng bị thiếu
- Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:
b) Xử lý khi xác định được nguyên nhân
- Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:
Nợ TK 156: Số hàng thiếu.
Có TK 1381: Số hàng thiếu
- Trường hợp xử lý hàng kiểm kê kho:
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388: Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811: Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
- Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138: Phải thu khác (1388 - Phải thu khác) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Nếu theo TT 200)
Có TK 627: Chi phí sản xuất chung (Nếu theo TT 200)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
Chú ý: Số hàng thiếu này Nếu các bạn cho vào chi phí thì chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN cuối năm.
Lưu ý: Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:
Nếu giá trị bồi thường cao hơn:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 156...: (Gồm cả thuế)
Có TK 711: Phần giá trị cao hơn.
Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:
Nợ TK 632, 811: Phần giá trị không được bồi thường
Có TK 1381: Số hàng thiếu không được bồi thường
2. Cách hạch toán hàng Thừa chờ xử lý:
a) Khi phát hiện thừa hàng hóa
Kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Các bạn hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : Số hàng thừa
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết.
b) Sau khi đã tìm ra nguyên nhân
Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:
- Nếu trả lại người bán:
Nợ TK 3381: Số hàng thừa
Có TK 152, 153, 156: Số hàng thừa
- Nếu không tìm được nguyên nhân:
Nợ TK 3381: Số hàng thừa
Có TK 711: Số hàng thừa (Hoặc Có TK: 3388)
Ảnh minh họa (Nguồn: internet)
