3TSoft: Hướng dẫn chuyển đổi dữ liệu kế toán từ Quyết định 15 sang Thông tư 200

Bài viết sau đây tôi xin hướng dẫn các bạn cách chuyển đổi dữ liệu năm 2015 trên Phần mềm kế toán 3TSoft đang dùng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC sang bộ cài theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thao tác chuyển đổi gồm 3 phần chính:

Phần I: Cài đặt phần mềm kế toán 3TSoft theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và tạo mới dữ liệu

Phần II: Chuyển danh mục, số dư, phát sinh năm 2015 sang dữ liệu vừa tạo

Phần III: Gộp và xóa tài khoản.

Phần I: Cài đặt Thông tư 200/2014/TT-BTC và tạo mới dữ liệu

Bước 1: Tải bản cài đặt

• Tải bộ cài đặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất tại: ../product

Bước 2: Cài đặt phần mềm

• Giải nén bộ cài, sau đó chọn vào phần SETUP;
• Chạy Bước 2: Cài đặt phần mềm 3TSoft.

Lưu ý: Do máy trước đó đang sử dụng phần mềm kế toán 3TSoft theo Quyết định 15/2014/QĐ-BTC nên chúng ta sẽ bỏ qua bước Cài đặt MS SQL Server.

Bước 3: Tạo mới dữ liệu

• Chạy biểu tượng phần mềm kế toán 3TSoft  trên màn hình Desktop để xuất hiện giao diện đăng nhập.
• Tại cửa sổ đăng nhập bấm Hiển thị, sử dụng thông tin kết nối của MS SQL Server theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC trước đó. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới (tên dữ liệu là tồn tại duy nhất và viết liền không dấu, không sử dụng ký tự đặc biệt), ở đây tôi đặt là DB3TSOFT_V200.
• Chọn Tạo mới dữ liệu, xuất hiện cửa sổ chọn đường dẫn lưu trữ cơ sở dữ liệu và bấm Thực hiện.

  

Bước 4: Cập nhật bản quyền và đổi mã dữ liệu

• Sau khi tạo mới xong cơ sở dữ liệu bấm Chấp nhận để đăng nhập vào phần mềm.
• Chọn Menu Trợ giúp → Đăng ký sử dụng → Chọn file bản quyền đã được cấp trước đó và bấm Chấp nhận
• Tại giao diện chính của phần mềm chọn menu Hệ thống → 9. Chọn đơn vị cơ sở → Yes → F3 để xuất hiện cửa sổ Thông tin đơn vị cơ sở.
• Thay đổi mã dữ liệu đang mặc định của phần mềm là EZ thành một mã khác (ở ví dụ này tôi đổi là TT), mã này bao gồm 2 ký tự và hãy chắc chắn nó là tồn tại duy nhất trong các cơ sở dữ liệu mà bạn đang có. Sau khi thay đổi được mã dữ liệu, bấm Ctrl+Enter để lưu lại.

     

Lưu ý: Khi đăng nhập vào dữ liệu mới của Thông tư 200, thì sẽ thay đổi ngày bắt đầu hạch toán và đổi ngày khóa dữ liệu.

Phần II: Chuyển danh mục, số dư, phát sinh năm 2015 sang dữ liệu vừa tạo

Bước 1: Tải công cụ quản lý dữ liệu eZTOols.

• Tải công cụ quản lý dữ liệu eZTOols tại: ../tai-nguyen/cong-cu-quan-ly-du-lieu-63
• Hoặc tại biểu tượng đăng nhập phần mềm ngoài Desktop ấn chuột phải chọn Properties →Start in: Copy đường dẫn tại tham số này. Sau đó vào This PC và paste tìm đến đường dẫn vừa copy tìm đến eZTOols.

       

Bước 2: Chuyển dữ liệu

• Giải nén file vừa tải về, hoặc vào đường dẫn nói trên, chạy file eZTOols.exe
• Tại cửa sổ kết nối máy chủ, sử dụng thông tin kết nối của MS SQL Server theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC trước đó.

       

• Tại phần Cơ sở dữ liệu chọn dữ liệu vừa tạo mới được ở Bước 3 - Phần I.
• Chọn menu Nhận dữ liệu có điều kiện.

• Chọn các thông số phù hợp và bấm Thực hiện.
• Sau khi báo thực hiện xong, đăng nhập vào dữ liệu thông tư 200 để kiểm tra, sau đó thực hiện sao lưu dữ liệu.

• Từ cơ sở dữ liệu: chọn dữ liệu đang hạch toán năm 2015 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
• Đơn vị cơ sở: chọn đơn vị cơ sở cần chuyển.
• Từ ngày: chọn 01/01/2015.
• Đến ngày: chọn thời điểm gần kề nhất có phát sinh hạch toán.
• Phương thức nhận dữ liệu: chọn Lấy phần thiếu hoặc toàn bộ.
• Tùy theo dữ liệu mà chọn các phần cần chuyển sang, nếu không chắc chắn các bạn có thể chọn hết. Bỏ tích chọn mục "Hóa đơn giá trị gia tăng".

Phần III: Gộp và xóa tài khoản.

Tiến hành gộp và xóa các tài khoản theo bảng sau:

Lưu ý:

• Thực hiện gộp và xóa tài khoản theo thứ tự đánh trên bảng.
• Gộp tài khoản xong mới tiến hành xóa tài khoản.
• Các tài khoản sau khi gộp cần tiến hành xóa bỏ được đánh dấu X tại cột Xóa sau khi gộp
• Việc gộp các tài khoản ở trên mang tính chất gợi ý, tùy trường hợp đã chia tiểu khoản và hạch toán cụ thể mà tiến hành chọn tài khoản để điền tại ô Vào phát sinh của mã cho phù hợp.

Ví dụ: Với tài khoản 3111 - Vay ngắn hạn tiền mặt, theo dữ liệu đang hạch toán trước đó tôi có mở tiểu khoản là:

31111 - Vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank.

31112 - Vay ngắn hạn cá nhân.

Tôi muốn tách bạch các khoản này khi chuyển sang tài khoản 3411 - Các khoản đi vay, tôi sẽ làm như sau:

Bước 1: Sửa tài khoản 3411 - Các khoản đi vay thành 34111 - Vay ngân hàng Vietcombank.

Bước 2: Thêm mới tài khoản 3411 - Các khoản đi vay, chọn tài khoản mẹ là 341.

Bước 3: Mở tài khoản 34111 - Vay ngân hàng Vietcombank sửa tài khoản mẹ là tài khoản 3411.

Bước 4: Thêm mới tài khoản 34112 - Vay cá nhân, chọn tài khoản mẹ là 3411.

Bước 5: Chọn tài khoản 31111 - Vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank → F6 → Tại ô Vào phát sinh của mã điền tài khoản 34111 - Vay ngân hàng Vietcombank.

Bước 6: Chọn tài khoản 31112 - Vay ngắn hạn cá nhân→F6 → Tại ô Vào phát sinh của mãđiền tài khoản 34112 - Vay cá nhân.

Bước 7: Chọn tài khoản 31111 - Vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank và 31112 - Vay ngắn hạn cá nhân → F8 → Yes.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi, chúc các bạn thành công!