CÁCH LÀM BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
THEO THÁNG, QUÝ
1. Thời điểm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
1.1 Nộp theo tháng
v Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11Thông tư 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
v Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo và được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
1.2 Nộp theo quý
v Dành cho những doanh nghiệp còn lại(Trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn).
v Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo (Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BCT).
v Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng (xuất hóa đơn) thì vẫn phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Sử dụng mẫu số: BC26/AC Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
- Cách kê khai: Mở phần mềm Hỗ trợ kê khai, chọn mục “Hóa đơn” è sau đó chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC” è chọn kỳ kê khai: Tháng hoặc quý (tháng hoặc quý mà công ty bạn chọn làm báo cáo).
Chú ý: Khi bạn vào mục “Hóa đơn” trên phần mềm HTKK có 2 loại báo cáo theo mẫu BC26/AC:
§ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC).
§ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC).
ð Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng là dùng cho: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. (Theo điều 27 của TT 39/2014/TT-BTC).
Thực hiện nhập các chỉ tiêu trên báo cáo sử dụng hóa đơn (BC26/AC) như sau:
v Cột 1 "Mã loại hóa đơn": Các bạn kích vào hình mũi tên đi xuống 
để chọn loại hóa đơn, phần mềm sẽ hiện ra các mã như:
+ Mã 01GTKT báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT.
+ Mã 02GTTT báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng chọn mã doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
v Cột 2 "Tên loại hóa đơn": Phần mềm tự nhảy theo Mã loại hóa đơn mà bạn chọn (các bạn không cần điền).
v Cột 3 "Ký hiệu mẫu hóa đơn": Phần mềm sẽ tự nhảy theo " Mã loại hóa đơn" mà bạn chọn. Ở cột ký hiệu mẫu hóa đơn phần mềm chỉ hiển thị ra theo ký hiệu của mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02/GTTT. Các bạn phải điền nốt đuôi còn thiếu vào, ví dụ Hóa đơn GTGT 3 liên và in theo mẫu lần 1 thì các bạn sẽ điền:01GTKT3/001 (các bạn lấy ở bên góc phải của tờ hóa đơn đầu ra dòng đầu tiên).
v Cột 4 "Ký hiệu hóa đơn": Các bạn điền ký hiệu của hóa đơn trên hóa đơn đầu ra của công ty mình. ví dụ: AB/13P. (các bạn lấy ở bên góc phải tờ hóa đơn đầu ra dòng thứ 2).
v Cột 5 "Tổng số": Phần mềm tự tổng hợp kết quả (các bạn không thể điền).
Cột số tồn đầu kỳ: Phần mềm tự động cập nhật từ số tồn cuối kỳ của tờ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước để chuyển sang. Nếu không thì cách điền như sau:
v Cột 6 "Từ số": Điền số nhỏ nhất trong các số hóa đơn chưa lập.
v Cột 7 "Đến số": Điền số hóa đơn lớn nhất trong lần đặt in, đã làm thông báo sử dụng hóa đơn chưa lập.
Nếu là lần đầu tiên bạn làm Báo Cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì cột tồn đầu kỳ sẽ bỏ trống và chỉ điền vào cột số mua/phát hành trong kỳ (cột 8 và cột 9).
v Cột số 8 và 9 “Số mua/phát hành trong kỳ”: Là số hóa đơn GTGT đặt in mà kỳ này các bạn đã làm thông báo phát hành, hoặc số hóa đơn bán hàng mà kỳ này các bạn đã mua của cơ quan thuế.
Ví dụ: Trong tháng 9/2015 Công ty Cổ phần EZSOFT mới đặt in 500 số hóa đơn của Công ty TNHH Tin Cậy Việt từ số 0000001 đến số 0000500. Công ty Cổ phần EZSOFT đã làm thông báo phát hành hóa đơn cho 500 số này thì tại hai cột này các bạn điền như sau:
- Cột 8: 000001
- Cột 9: 000500
Lưu ý: Nếu trong quý đó các bạn không mua hóa đơn của chi cục thuế hoặc không phát hành thêm hóa đơn thì 2 cột này bỏ trống.
v Cột 10, 11, 12 "Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy" – Phần mềm sẽ tự tổng hợp.
Các bạn cần phải biết phân biệt thế nào là xóa bỏ, thế nào hủy, thế nào là mất để điền vào đúng cột.
v Cột 15 "Số xóa bỏ": Là tất cả những hóa đơn viết sai gạch chéo 3 liên, hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống phải có biên bản thu hồi hoặc biên bản hủy.
v Cột 17 "Số mất": Cần phải chứng minh được việc bị mất hóa đơn và có báo cáo về việc mất hóa đơn
v Cột 19 "Số hủy";: là toàn bộ những hóa đơn được hủy theo Điều 29 của TT 39/2014/TT-BTC. Đó là những hóa đơn chưa từng sử dụng (lập) phải hủy bỏ ví dụ như: Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, công ty bạn giải thể, chia tách, sáp nhập... không tỉếp tục sử dụng hóa đơn phải lập biên bản hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.
Cột số 15, 17, 19: Các bạn điền số của hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ. Ví dụ các bạn mất hóa đơn số 0000010 thì các bạn điền 0000010 vào cột số 17. Nếu có 2 số hóa đơn trở lên các bạn ngăn cách bằng dấu chấm phảy ";", không dùng dấu cách để ngắn các con số.
Chú ý: Khi đưa các số hóa đơn hủy hoặc xóa bỏ vào phần mềm các bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, và ngăn cách giữa các số bằng dấu chấm phẩy “;”, không sử dụng dấu cách.
v Cột số 13 “Số lượng hóa đơn đã sử dụng” : Nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ (phải nhỏ hơn hoặc bằng cột 5).
v Cột số 14, 16, 18 "Số lượng" – Phần mềm tự tổng hợp từ các số hóa đơn các bạn điền vào chỉ tiêu 15, 17, 19.
v Cột 20, 21, 22 "Tồn cuối kỳ" máy tự tổng kết. Kỳ sau các bạn chuyển chỉ tiêu 20 vào chỉ tiêu 6, chỉ tiêu 21 -> chỉ tiêu 7.
Ví dụ: Trong Quý III năm 2015 Công ty Cổ phần EZSOFT có đặt in lần 2 hóa đơn GTGT 3 liên, ký hiệu ES/15P là 500 số hóa đơn từ 0000001 đến 0000500 và đã làm thông báo gửi cơ quan thuế trong qúy III.
- Trong quý II, số hóa đơn còn chưa sử dụng là 20 số từ 0000331 đến số 0000350.
- Trong quý III Công ty sử dụng từ số 0000331 đến số 0000350 và tiếp số mới đặt in là từ số 0000001 đến số 0000252.
- Viết sai 2 Hóa đơn số 0000010 và 0000163.
ð Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK thì Công ty Cổ phần EZSOFT khai báo như sau:
https://plus.google.com/111281235684344681350/posts/j3PytYKV373?hl=vi
Do trong quý III Công ty Cổ phần EZSOFT vừa sử dụng Hóa đơn cũ và vừa sử dụng Hóa đơn đặt mới nên chúng ta sẽ kê khai thành 2 dòng, 1 dòng cho Hóa đơn cũ, 1 dòng cho Hóa đơn mới.
Xem thêm:
Cách phân biệt hóa đơn hủy và xóa bỏ
Mức phạt và cách xử lý khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn
Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT
Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng, xây lắp | Hướng dẫn lập hóa đơn GTGT
Kinh nghiệm làm sổ sách kế toán và báo cáo thuế tại nhà (Phần 1)
