Phần mềm kế toán đang dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong mỗi Doanh nghiệp giúp cho hoạt động kế toán nói riêng và công tác quản lý điều hành nói chung trở lên một cách dễ dàng, tự động và nhanh chóng hơn.
Trên thị trường hiện nay có thể thấy có rất rất nhiều sản phẩm phần mềm kế toán và để lựa chọn ra được một phần mềm kế toán phù hợp, sử dụng lâu dài là một băn khoăn không hề nhỏ của doanh nghiệp.
Bài viết này chúng tôi xin đưa ra 5 tiêu chí cơ bản giúp cho doanh nghiệp có thể lựa chọn được một phần mềm kế toán phù hợp.
Việc xác định rõ được mục đích sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê ra được những yêu cầu chức năng mà phần mềm cần có. Mục đích sử dụng căn cứ vào loại hình hoạt động kinh doanh? (Thương mại/ Sản xuất/ Dịch vụ/…) Quy mô doanh nghiệp? Nhu cầu quản lý thông tin tài chính, kế toán?...
Ví dụ:
- Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo hạch toán kế toán thông thường, Báo cáo chứng từ đúng theo quy định của BTC => Phần mềm cơ bản không có yêu cầu gì đặc biệt, hướng đến phiên bản đóng gói thông thường.
- Doanh nghiệp sản xuất phải nắm bắt được giá thành sản xuất, chí phí kế hoạch – thực tế => Yêu cầu phần mềm phải có phân hệ tính giá thành, cung cấp được báo cáo giá thành, chức năng khai báo định mức, Báo cáo so sánh định mức với thực tế,…
- Doanh nghiệp lớn ngoài yêu cầu về báo cáo tài chính cơ bản phải cung cấp thêm các báo cáo về quản trị, Phân tích hiệu quả kinh doanh từng hoạt động, phòng ban kinh doanh,.. Báo cáo về dòng tiền mục đích thu chi,… => Phần mềm phải có chức năng hạch toán theo dõi tương ứng và cung cấp báo cáo tương ứng.
- Nhiều phòng ban, nhiều kế toán cần nhập liệu phần mềm => Phần mềm phải có chức năng kết nối chung giữa các phòng ban và các máy tính khác nhau hoặc phần mềm online,..
- …
Từ đó thông tin đến đơn vị cung cấp phần mềm tư vấn và xác định được sản phẩm phần mềm phù hợp.
Việc quyết định mua và sử dụng 1 phần mềm kế toán cần được cân nhắc kỹ càng vì đó là công cụ sử dụng lâu dài. Việc đang sử dụng phần mềm A chuyển sang phần mềm B sẽ khiến doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian, bất tiện trong việc chuyển đổi dữ liệu, bên cạnh đó là tiêu tốn một mức chi phí nhất định.
Việc dùng thử trước khi mua khá quan trọng, Doanh nghiệp sẽ đánh giá, xác minh được mức độ phù hợp của phần mềm với nhu cầu mục đích sử dụng cũng như nhận được tư vấn nâng cấp hay bổ sung tính năng hoàn thiện để áp dụng công cụ vào Doanh nghiệp một cách đồng loạt và có hệ thống.
Việc nhập liệu của kế toán vừa yêu cầu tỉ mỉ chính xác đồng thời lại phải nhanh chóng, kịp thời phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hay xuất chứng từ hóa đơn. Chính vì vậy 1 phần mềm kế toán tốt phải thiết kế được 1 giao diện thân thiện, dễ nhìn và dễ hiểu.
Giao diện màu sắc hài hòa; chứng từ - báo cáo sắp xếp logic, rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm.
Những tiện ích, phím tắt giúp thao tác nhập liệu nhanh, in ấn báo cáo dễ dàng, nhanh chóng,…
Trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ không tránh khỏi những tình huống phát sinh, rất cần đến sự hỗ trợ kịp thời từ đơn vị cung cấp phần mềm. Ngoài việc đánh giá quá trình hỗ trợ trước khi mua sản phẩm nhiệt tình, doanh nghiệp cần tìm hiểu các kênh tiếp nhận hỗ trợ có đa dạng hay không tránh trường hợp chỉ có một kênh hỗ trợ bằng email rất khó làm việc. Hiện nay đa số các phần mềm đều có các kênh hỗ trợ đa dạng, doanh nghiệp có thể chú ý và tìm hiểu các kênh hỗ trợ gồm có: Chat online tại website phần mềm, các kênh số máy bàn, kênh số tổng đài (chú ý đến mức phí hỗ trợ tổng đài), Zalo hay di động của nhân viên hỗ trợ phần mềm phụ trách riêng, email,..Ngoài ra có thể tìm kiểm mức độ tương tác tại Fanpage hoặc Group tại facebook cũng là một kênh phản hồi hỗ trợ hữu hiệu. Các kênh hỗ trợ càng đa dạng sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện liên hệ và nhờ trợ giúp; tránh trường hợp cần gấp rút báo cáo nhưng không thể liên lạc được với đơn vị phần mềm.
Như đã đề cập, sử dụng phần mềm kế toán là xác định sử dụng lâu dài chính vì vậy doanh nghiệp cần quan tâm đến chính sách nâng cấp và chuyển đổi phần mềm khi có thay đổi về chế độ và chính sách kế toán mà Bộ tài chính ban hành.
Chính sách nâng cấp miễn phí hay tự động nâng cấp hệ thống định kỳ giúp cho Doanh nghiệp an tâm trong suốt quá trình sử dụng. Còn đối với các phần mềm không được nâng cấp miễn phí thì cần có thông tin chính sách giá cụ thể. Tránh trường hợp “sự đã rồi” đang trong quá trình sử dụng mà không nâng cấp thì không được mà nâng cấp thì mức chi phí không phù hợp với kế hoạch của công ty gây ảnh hưởng khó khắn đến quá trình làm việc và uy tín người phụ trách mua phần mềm.
Trên đây là 5 tiêu chí được đánh giá là quan trọng khi quyết định mua một sản phẩm phần mềm kế toán.
Mong rằng quý Doanh nghiệp có thể dựa vào để lựa chọn được sản phẩm phần mềm phù hợp.
Trân trọng!
----- CÀI ĐẶT DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3TSOFT MIỄN PHÍ -----
