Hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

Thế nào là hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ?

1.   Hóa đơn hợp pháp.

-   Hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh (Hóa đơn đi mua của cơ quan thuế).

-   Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng (Hóa đơn do các công ty tự in).

-   Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn (Hóa đơn do các công ty đặt in).

Với các hóa đơn giả, hóa đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành hóa đơn, … được coi là bất hợp pháp. Các bạn có thể tra cứu tại đây: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.do

Lưu ý:

-   Nhiều kế toán tại các doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn và các tình huống này xảy ra tương đối nhiều trong các năm gần đây:

·    Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Ví dụ:

DN A có đăng ký lĩnh vực giáo dục và đào tạo trong giấy phép kinh doanh (trong đó Doanh nghiệp A không đăng ký mảng cung cấp phần mềm và dịch vụ kế toán) và ký hợp đồng với DN B về việc cung cấp phần mềm vàdịch vụ kế toán. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

·    DN bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các DN đang nằm trong danh sách DN tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế. Việc này các bạn có thể tra cứu tại website: http://gdt.gov.vn/wps/portal

-   Với các hóa đơn giả, hóa đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành hóa đơn, … được coi là bất hợp pháp. Các bạn có thể tra cứu tại đây: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.do

2.   Hoá đơn hợp lý.

-   Hóa đơn hợp lý là chi phí hợp lý,nội dung trên hóa đơn phải đúng và phù hợp với nội dung kinh doanh và phải có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong đó có phương tiện vận tải phục cho hoạt động sản xuất nhưng trong kỳ có phát sinh hoá đơn đầu vào là hoá đơn xăng dầu (hoá đơn này là hợp pháp, hợp lệ, là hoá đơn đúng). Nhưng mục đích sử dụng của hóa đơn đó là dùng cho cá nhân và không liên quan đến hoạt động SXKDcủa Doanh nghiệp. Như vậy hoá đơn trên không hợp lý, không phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được vào chi phí hợp lý.

Lưu ý:

Căn cứ vào thông tư 26/2015/TT-BTC với hoá đơn GTGT có Giá trị ≥ 20.000.000 vnđ phải Chuyển khoản qua Ngân hàng (Phải chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán, và 2 tài khoản này đã được đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu số 08-MST) thì mới được khấu trừ thuế GTGT và ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

3.   Hoá đơn hợp lệ.

Hóa đơn được coi là hợp lệ khi trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu như:

-   Ghi rõ ngày tháng năm phát hành, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán, hình thức thanh toán là gì (tiền mặt hoặc chuyển khoản), tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua, người bán. Có dấu của công ty bên bán.

-   Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký.

-   Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dung cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

-   Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC như:

*    Khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán phải lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ gồm các trường hợp như hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu hay dùng biếu tặng trao đổi, dùng để trả lương cho người lao động, …

*    Hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên có cùng 1 số.

*    Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. 

Xem thêm:

Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

Thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Mức phạt nộp chậm tiền thuế

Hạch toán các khoản nộp phạt thuế, truy thu thuế