KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
Muốn làm được công việc của nhân viên kế toán tiền lương bạn phải là người am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Vậy kế toán tiền lương phải làm những gì? Để các bạn kế toán có cái nhìn rõ hơn về kế toán tiền lương, cách lấy chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý. Phần mềm kế toán 3TSoft xin chia sẻ các công việc của kế toán tiền lương phải làm và những lưu ý khi đưa chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.
1. Những kiến thức cơ bản của kế toán lương
Để có thể làm được kế toán tiền lương thi trước hết cần tìm hiểu về các vấn đề sau:
- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.
- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm của công ty).
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động.
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở.
- Bảng chấm công.
- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc.
- Hiểu biết các thông số có ảnh hưởng đến toàn bộ nghiệp vụ nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp như phạm vi của kỳ lương, số giờ, số ngày mặc định làm việc trong tháng, số giờ làm việc trong các ngày trong tuần, cách tính lương khi có thay đổi trong kỳ, mức BHXH, BHYT, các thông số thuế TNCN…
- Biết cách tính và khai báo các loại phụ cấp, các khoản thu nhập/ khấu trừ khác...
- Biết cách khai báo nhiều biểu thuế TNCN khác nhau cùng với ngày hiệu lực của biểu thuế.
- Nắm vững các thông tin về lương của nhân viên như loại lương, lương ròng hay gộp, lương cơ bản, ngày hiệu lực, các thông tin về phụ cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập…
- Điều quan trọng nhất mà kế toán tiền lương cần chú ý đó là dựa vào: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượngcông việc hoàn thành, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
2. Công việc cụ thể của kế toán tiền lương
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ.
- Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
a. Quản lý việc tạm ứng lương:
- Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của công ty.
- Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên.
- Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.
b. Quản lý kỳ lương chính:
- Xây dựng kỳ tính lương với các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương.
- Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp đối nhà nước như thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT một cách đầy đủ và chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.
3. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương
- Chấm công chính xác.
- Nếu làm trên excel: chú ý các công thức, khai báo đủ.
- Nếu làm trên Phần mềm kế toán tính lương: Đảm bảo dữ liệu đầu vào đã đầy đủ và kiểm tra lại báo cáo được xuất ra trước khi trình lãnh đạo.
- Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ cho nhân viên chính và lao động thời vụ, thử việc.
- Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham giao bảo hiểm cho nhân viên.
- Tìm hiểu về tỷ lệ các khoản trích theo lương mới nhất.
- Nắm vững các thông tư và nghị định về tiền lương, phụ cấp và bảo hiểm, TNCN.
Các báo cáo chi tiết và tổng hợp tiền lương mà kế toán viên cần chuẩn bị:
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng chấm công
- Bảng lương công ty
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng thanh toán qua Ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp thu nhập của nhân viên
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
4. Điều kiện để đưa khoản chi phí lương vào chi phí hợp lý
- Việc đầu tiên cần quan tâm đó là: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, phụ cấp,…). Phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN:
- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những tài khoản chi có tinh chất phúc lợi khác.
=>Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
- Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.
Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng lao động.
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể ...).
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương).
- Chứng minh thư phô tô.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Thang bảng lương do DN tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
Lưu ý: Tất cả phải có chữ ký đầy đủ của các nhân viên.
Ngoài ra:
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh.
- Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm.
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có).
- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng) (nếu có).
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH).
Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:
- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).
Chú ý: Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế. Chứng từ này các bạn làm đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 17/TNCN theo Thông tư 156.
- Nếu không muốn khấu trừ 10%thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 92).
Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 02 thì chỉ có thu nhập tại một nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN).
- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN.
Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu
- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán
Những lưu ý cần quan tâm:
Kiểm tra Tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ (bảo hiểm) + tạm ứng.
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
- Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
- Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
- Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
- Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng.
Xem thêm:
Kinh nghiệm làm sổ sách kế toán và báo cáo thuế tại nhà (Phần 1)
Kinh nghiệm làm kế toán thuế cho người mới đi làm
