Hướng dẫn công tác sắp xếp chứng từ, hồ sơ

04/01/2016 |  Lượt xem: 4311

Rất nhiều bạn kế toán, đặc biệt là kế toán mới ra trường cảm thấy bối rối không biết trong năm tài chính cần in, sắp xếp hoặc lưu trữ chứng từ và báo cáo nào. Bài viết này Phần mềm kế toán 3TSoft xin chia sẻ kinh nghiệm cách làm về công tác sắp xếp chứng từ, sắp xếp các tờ khai thuế đã nộp cơ quan thuế, chuẩn bị in những sổ sách kế toán trong năm, sắp xếp hợp đồng và hồ sơ pháp lý khi cơ quan thuế tới kiểm tra.

HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC SẮP XẾP CHỨNG TỪ, HỒ SƠ

1.  Công tác sắp xếp chứng từ gốc

-    Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

-    Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo.

-    Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý (nếu có).

-    Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.

-    Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý (nếu có)...Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

-    Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2.  Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

-    Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất nhập khẩu, Môn bài, Tiêu thụ đặc biệt, Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

-    Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

3.  Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NKC)

-    Sổ nhật ký chung

-    Sổ nhật ký bán hàng

-    Sổ nhật ký mua hàng

-    Sổ nhật ký chi tiền

-    Số nhật ký thu tiền

-    Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

-    Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

-    Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm

-    Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng

-    Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc TT200

-    Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

-    Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ

-    Sổ khấu hao tài sản cố định

-    Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

-    Thẻ kho/ Sổ chi tiết vật tư

-    Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

-    Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)

Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4.  Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

-    Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra.

-    Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng (nếu có): hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

-    Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.

-     Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5.  Hồ sơ pháp lý

-    Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).

-    Các công văn đến hoặc đi liên quan đến cơ quan thuế.

 

 

Xem thêm:

Cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách và xử lý các tình huống trước khi làm BCTC

Công việc của kế toán kho và những sai sót cần tránh

Kinh nghiệm làm kế toán thuế cho người mới đi làm

Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng, xây lắp